Índice

• Introducción
• Acceder al Sistema de Incidencias
• Crear una incidencia
• Monitorizar incidencias
• Abrir o editar una incidencia
• Adjuntar archivos

Introducción

Incidencia es toda cuestión que necesite tratar con Servicios Informáticos Fénix: averías, consultas, solicitudes, sugerencias, etc.

El uso del Sistema de Gestión de Incidencias de Servicios Infomáticos Fénix supone el mismo trabajo que el envío de un mensaje electrónico y conlleva más ventajas:

• Controlar todas las tareas: un sistema de colores permite en un solo vistazo ver todas las tareas y saber si han finalizado, están en proceso o no se han iniciado aún. Además un potente filtro permite mostrar la información de manera personalizada.

nueva

se necesitan más datos

aceptada

confirmada

asignada

resuelta

cerrada

• Añadir notas a medida que haya nuevas informaciones que aportar a la incidencia
• Adjuntar archivos tales como imágenes, plantillas o documentos
• Convertirse en el repositorio de una información valiosa de fácil acceso y en el que encontrar lo que se busca lleva mucho menos tiempo que el correo electrónico ya que las incidencias se categorizan y pueden filtrarse mediante muchos criterios.

Acceder al Sistema de Incidencias

Los pasos a seguir para acceder al Sistema de Gestión de Incidencias son:

1. Abrir un navegador (Mozilla Firefox, Vivaldi, Brave, Opera, Google Chorme, Internet Explorer, etc.)
2. Ir a la dirección: https://incidencias.infofenix.net/
3. Introducir nombre de usuario y contraseña. Nota: los navegadores permiten almacenar la dirección del Sistema de Incidencias y el nombre de usuario y la contraseña asociados para no necesitar introducirlos en el futuro. Si no sabe cómo hacerlo, ¡nosotros le enseñaremos!.

Crear una incidencia

1. Hacer clic en la opción Reportar incidencia del menú superior
2. Categoría: seleccionar la que mejor se adecúe a la incidencia.
3. Resumen: breve frase que defina la incidencia lo mejor posible.
4. Descripción: amplia la información aportada por el resumen. Si basta con el campo anterior, copiar aquí su contenido.
5. Subir Archivo para adjuntar ficheros caso que sea necesario.
6. Hacer clic en botón Enviar Reporte para dar de alta la incidencia.

Una vez creada la incidencia, el sistema envía a los interesados sendos mensajes informando de tal circunstancia y de las futuras resoluciones o cuestiones que se planteen.

Monitorizar incidencias

1. Hacer clic en el botón Ver incidencias del menú vertical a la izquierda de la pantalla: muestra el listado completo de incidencias. Se pueden ordenar por columnas haciendo clic en la cabecera de la columna correspondiente.
2. Panel de Filtro: para filtar el listado, seleccionar el criterio y hacer clic en el botón Filtrar
3. Columna ID que identifica cada incidencia mediante un número o identificador. Para abrir una incidencia hacer clic en su ID.

Abrir o editar una incidencia

Para ver una incidencia basta con hacer clic en su ID o identificador. En la vista de detalle se pueden adjuntar archivos, añadir notas o ver el historial de la incidencia.

1. Informador o usuario que genera la incidencia
2. Etiqueta de color que define el estado de la incidencia
3. Categoría a la que pertenece la incidencia
4. Fecha en que se genera la incidencia
5. Número y resumen de la incidencia
6. Descripción de la incidencia
7. Selector de cambio de estado
8. Opción para adjuntar archivos
9. Opción para agregar notas a la incidencia

Procuramos que cada incidencia describa un sólo problema, hemos comprobado que si se listan varias tareas bajo una misma incidencia es muy difícil llevar a cabo el seguimiento.

Adjuntar archivos

Según se indica en la imagen del apartado anterior, la zona marcada con el número 8 es la de inserción de archivos. Debe seguir las indicaciones siguientes:

1. Si debe adjuntar más de un archivo, recomendamos comprimirlos todos en uno sólo, puede ser en formato ZIP, RAR, 7z, etc.
2. Una vez comprimido el archivo, haga clic en el botón Examinar, navegue hasta su ubicación, selecciónelo y haga clic en el botón Aceptar.
3. Para terminar haga clic en el botón Subir Archivo y espere a que el sistema le indique que el archivo fue correctamente cargado.