Se parte de las premisas siguientes:
- Queremos escribir desde las cuenta de empresa pero,
- Las direcciones electrónicas de empresa están limitadas por el tamaño del buzón de cada cuenta, es decir, se corre el riesgo de que se llenen y deben controlarse a tal efecto.El espacio es finito.
- Es necesario disponer de todo el correo recibido.
Lo normal es emplear aplicaciones llamadas clientes de correo tales como Mozilla Thunderbird o Microsoft Outlook. Estos programas reciben, envían y almacenan todos los mensajes y los archivos adjuntos localmente en nuestro ordenador, y se encargan de eliminar los mensajes antiguos y los descartados del buzón.
Esta solución es perfecta para usuarios estacionarios, es decir, aquellos que trabajan siempre ante un mismo ordenador. Sin embargo, son cada más los usuarios que deben gestionar varias cuentas de correo y deben hacerlo desde diferentes lugares, salvo que se muevan con un portátil que almacene los mensajes, las solución pasa por la famosa "nube"; es decir, el uso de Internet como almacén.
Este artículo describe una solución gratuita que pasa por el uso de una cuenta de GMail (Google Mail) que concede a sus usuarios 7Gb de almacenamiento que crecen con el tiempo. Esta capacidad suele ser más que suficiente para la mayoría de las personas.
Previo:
- Tener a mano los datos de acceso de la cuenta de empresa, por ejemplo
- Dirección: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Contraseña: pws123S
- Servidor POP: empresa.com
- Servidor SMTP: empresa.com
- Crear una cuenta en GMail
Los pasos a seguir para configurar la cuenta de GMail para que envíe mensajes como si fuera la de empresa son:
- Desde la cuenta abierta de GMail, hacer clic en el icono que representa un engranaje en la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar la opción Configuración.
- Hacer clic en la solapa Cuentas e importación
- En la sección "Enviar mensaje como:", hacer clic en las palabras Añadir otra dirección de correo tuya.
- Introducir:
- Nombre: el texto que verá el destinatario como remitente.
- Dirección electrónica: la de la de la empresa, en el ejemplo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
- Hacer clic en el botón Siguiente paso.
- Introducir:
- Servidor SMTP: en el ejemplo empresa.com.
- Nombre de usuario: normalmente la dirección de correo, en el ejemplo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
- Contraseña: en el ejemplo pws123S.
- Hacer clic en el botón Añadir cuenta.
- Google comprobará los datos y enviará a la cuenta de empresa un mensaje con un código de verificación.
- Copiar el código de verificación desde la bandeja de entrada de la cuenta de empresa
- Pegarlo en la ventana que muestra GMail
- Listo, la sección "Enviar mensaje como:" mostrará la nueva dirección de correo (la de la empresa), además de la predeterminada (la de GMail).
- Si hace clic en el botón Redactar para crear un nuevo mensaje, verá que bajo la palabra "Para" donde indica el destinatario, aparece la palabra "De", y a su derecha un triangulito que despliega la lista de direcciones asociadas, la de GMail y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
